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Tema
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Tiempo de espera antes de contestar
Cuando entra un mensaje, Helios espera este tiempo por si la persona
sigue escribiendo. Todo lo que llegue dentro de la espera se lee junto
y se contesta en un solo mensaje.
Más corto responde antes, pero si el paciente
escribe en varios trozos es más fácil que se le contesten por separado:
dos respuestas donde debía haber una, y el doble de coste.
Más largo agrupa mejor y sale más barato,
pero la espera se empieza a notar.
Vuelta a la IA por inactividad
Cuando una conversación pasa a una persona y nadie escribe durante este
tiempo, Helios la retoma y vuelve a atender. Es la red de seguridad para
que un olvido no deje al paciente sin respuesta.
Menos horas significa que Helios recupera antes
la conversación, con el riesgo de retomarla mientras alguien todavía la
está atendiendo por otro canal.
Más horas da margen al equipo, pero si a nadie
se le ocurre cerrar la derivación, el paciente espera más.
No se puede desactivar: sin esta red, un olvido deja una conversación
muda para siempre.
Reintentos antes de llamar a una persona
Si un mensaje falla, Helios lo vuelve a intentar solo. Agotados estos
intentos deja de insistir, deriva la conversación
al equipo y le dice al paciente que sigue una persona.
Menos intentos lleva antes al paciente con una
persona, a costa de derivar por fallos que se habrían arreglado solos.
Más intentos deja que Helios se recupere sin
molestar a nadie, pero cada intento es un turno de IA que se paga y el
paciente espera más.
No hay opción de «no derivar nunca»: quedarse callado es lo que dejó a
siete pacientes sin respuesta el 17 de agosto.
Horario de atención
Cuándo atiende la clínica. De aquí sale qué días cuentan para el
seguimiento, y es el horario que Helios recibe en su contexto.
Cada día admite dos tramos, para las jornadas partidas.
Horas en que se puede escribir
No es el horario de atención. Es a qué horas
es decente escribirle a alguien. Se puede escribir a las 8:00 aunque la
puerta abra a las 10:00, y hasta las 22:00 aunque cerrara a las 20:00.
Lo que nunca se hace es escribir de madrugada, ni en un día que la
clínica no trabaja.
Dea
Zona horaria
Todas las horas de arriba son las del reloj del paciente, no las del servidor.
Es una lista y no un campo libre a propósito. Una zona mal escrita no se
guarda, y una bien escrita pero equivocada desplaza todas
las horas que Helios dice: con la clínica en Venezuela y la zona en Madrid,
se le ofrece al paciente las 4 de la tarde cuando en su reloj son las 10 de
la mañana. Tiene que ser la misma que tengas en Cal.com,
o la agenda y lo que dice Helios no coincidirán.
Dirección de la clínica
Lo que Helios responde cuando preguntan «¿dónde
quedan?». Escríbela como se la dirías a un paciente, con lo que le
ayude a llegar. Si la dejas vacía, Helios no
se la inventa: deriva a una persona. Tiene que coincidir con la que
tengas en Cal.com, o la confirmación de la cita dirá otra cosa.
Primera visita
Marca esto solo si de verdad no cobras la primera
visita. Si lo marcas, Helios se lo dice a los pacientes. Estuvo activado
para todas las cuentas sin que nadie lo hubiera confirmado, y por eso ahora
viene apagado: prometer algo gratis que luego se
cobra acaba en una discusión en el mostrador, con Helios de testigo por
escrito.
Servicios y precios
Una línea por servicio, así:
Nombre: precio (otro nombre, otro nombre).
Los otros nombres son para que Helios reconozca
lo que pide el paciente: nadie pide una «exodoncia simple», dicen que les
van a sacar la muela. El precio va libre —«desde 30$», «100$ por diente»,
«150$ a 250$»— porque un rango es una respuesta legítima.
Si lo dejas vacío, Helios no inventa precios:
deriva. Y siempre los dice como orientativos, sujetos a valoración.
Si alguna línea no se entiende no se guarda
ninguna: es peor que la clínica crea que puso doce precios y Helios solo
sepa seis.
Doctores
Una ficha por doctor. Si no pones «horario:»
trabaja el de la clínica, que es lo normal. Con
horario: L, J, V, S son esos días con el
horario de la clínica; para algo distinto,
horario: L-V 10:00-18:00.
Un * detrás de un servicio significa
«este lo hace preferentemente, pero si está ocupado
lo cogen los demás». Sin estrella, ese servicio lo hace solo quien lo
declara.
Días cerrados
Festivos, vacaciones y puentes, uno por línea:
25/12/2026 Navidad o
15/08/2026 - 22/08/2026 vacaciones.
Va aquí y no en el calendario de cada doctor porque
un cierre de la clínica lo son todos a la vez, y
esperar a que cuatro personas se acuerden de bloquear su agenda es garantizar
que una se olvide.
Comprobar la agenda
Le pregunta a Google por los calendarios de arriba y enseña qué contesta.
Sirve sobre todo para el paso que se olvida:
compartir cada calendario con la cuenta de servicio. Sin compartir,
Google no da error en ninguna pantalla — devuelve
el fallo junto a una agenda vacía, o sea, un doctor que parece libre.
Solo lee: no crea ninguna cita de prueba.
Tono
Cómo quieres que hable Helios. Se le manda en el contexto de cada
mensaje. Ojo: solo surte efecto si el
perfil de Hermes está escrito para leerlo; lo que Helios dice lo
decide su SOUL.
Observación no es lo mismo que apagado: la
función decide y lo anota, pero no le llega nada a ningún paciente. Es
como se comprueba con datos reales antes de encender.
Encuesta de satisfacción
Marca la conversación con la etiqueta que dispara la encuesta cuando se
resuelve, si el paciente agendó y no hubo motivo para excluirlo.
Seguimiento comercial
Un único mensaje a quien preguntó por una cita y no la cerró, canceló o
dejó a medias una reprogramación. Se manda al día siguiente y dentro de
las horas de escritura. Nunca dos veces.
A qué equipo de Chatwoot va cada tipo de derivación. Son los
números de ID, no los nombres. Un destino que
dejes vacío usa lo que haya en la configuración del servidor, y si tampoco
hay nada, cae a recepción.
Chatwoot reutiliza los IDs cuando reorganizas equipos. Ya pasó el
13 de agosto: las derivaciones acabaron yendo al equipo técnico.
Compruébalos en Chatwoot antes de guardar.
Esto borra datos solo de tu clínica y no se puede deshacer.
No toca Cal.com, HubSpot ni Chatwoot: las citas y los contactos que ya
existan seguirán ahí.